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Software de facturación Online

Para tus ventas

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Todo lo que necesitas para gestionar de forma rápida y sencilla tus pedidos de cliente y albaranes de venta o notas de entrega.

Elabora un presupuesto

Un presupuesto es un documento que presenta el detalle económico de una propuesta o servicio que se oferta a un cliente o cliente potencial a la espera de que sea aceptado o denegado por el mismo.

En el momento en el cual un presupuesto es aceptado se puede generar un nuevo documento de venta (pedido de cliente o albarán) al cual se transfiera toda su información. A partir de un presupuesto se pueden crear tantos pedidos y/o albaranes como fuera necesario.

Para elaborar este documento es imprescindible rellenar los siguientes datos:

  • La serie con la que relacionamos el presupuesto, y que tomarán los documentos generados a partir de éste.
  • El número de documento.
  • Fecha de emisión.
  • Para más detalle ver ¿Cómo insertar un cliente directamente desde documento de venta?.
  • Forma de pago, siendo aquella que aparezca registrada en el cliente, o bien cualquier otra registrada en la empresa.

Una vez seleccionado el cliente, podemos insertar el detalle de los artículos que le presupuestamos. Si dichos artículos están ya dados de alta en nuestra aplicación podemos incorporarlos mediante alguno de sus códigos disponibles (código de artículo o código de barras) o con una simple búsqueda, filtrando por otros campos como pueda ser su descripción. También podemos crear un artículo nuevo directamente sin tener que salir del proceso de creación del presupuesto.

Puede ocurrir que queramos indicar un producto o servicio que no necesite estar registrado, para ello se puede insertar una línea manual y asignarle un precio, tipo de I.V.A., descuento aplicado, etc.

Cuando hayamos terminado de indicar tanto los artículos como otros datos de interés en el presupuesto; ya sean descuentos individuales de cada producto o a nivel de todo el pedido, así como portes o gastos a pagar, la cuenta bancaria del cliente etc.; ya tenemos todo listo para guardarlo.

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Ante de finalizar el presupuesto se pueden incorporar otros datos propios de los documentos de ventas, algunos de ellos relacionados con el cliente:

  • Punto de entrega, con el fin de indicar una dirección de entrega diferente a la dirección del cliente indicado donde se quieran recibir el detalle del documento de venta. Para saber más ir a la sección “Registra puntos de entrega de mercancía disponibles” 
  • Transportista, es decir, una persona que tiene la especialización de transportista o agencia de transportes y que participa en el proceso de venta.
  • Máquina, permite incluir información respecto a una máquina o vehículo que tenga participación en el proceso de venta. Para saber más ir a la sección “Da de alta máquinas o vehículos relacionados con cliente».

Otras acciones disponibles después de crear un presupuesto son:

  • Imprimir diferentes tipos (Valorado y no valorado), modelos (informe general, informe personalizado) y formatos (pdf, word, excel, jpg).
  • Enviar el presupuesto por correo electrónico el presupuesto, bien al cliente asociado o a otros destinatarios.
  • Crear un albarán a partir de un presupuesto existente.

Registra un pedido de cliente

Un pedido de cliente es un documento que representa una serie de productos o servicios que se han ofertado a un cliente.

Este documento se crea bien a partir de un presupuesto existente que haya cambiado su estado a ‘aceptado‘ o bien directamente antes de pasar a crear el albarán de venta. A partir de este mismo documento también se puede generar uno o varios albaranes. Cuando todas sus unidades de artículos se hayan repartido su estado pasará a ser ‘servido‘.

Supongamos que tenemos que realizar un pedido de los artículos que nos ha solicitado un cliente para más tarde registrar su venta y nota de entrega en nuestra facturación.

Estos son los datos de obligado cumplimiento:

  • La serie a la que pertenece el pedido, con su código de documento y numeración al corriente.
  • El número de documento.
  • Fecha de emisión.
  • Para más detalle ver ¿Cómo insertar un cliente directamente desde documento de venta?.
  • Forma de pago, siendo aquella que aparezca registrada en el cliente, o bien cualquier otra registrada en la empresa.

Una vez seleccionado el cliente, podemos  insertar el detalle de los artículos o servicios que nos ha solicitado. Si dichos artículos están ya dados de alta en nuestra aplicación podemos incorporarlos mediante alguno de sus códigos disponibles (código de artículo o código de barras) o con una simple búsqueda, filtrando por otros campos como pueda ser su descripción. También podemos crear un artículo nuevo directamente sin tener que salir del proceso de creación del pedido.

Puede ocurrir que queramos indicar un producto o servicio que no necesite estar registrado, para ello se puede insertar una línea manual y asignarle un precio, tipo de I.V.A., descuento aplicado, etc.

Cuando hayamos terminado de indicar tanto los artículos como otros datos de interés en el presupuesto; ya sean descuentos individuales de cada producto o a nivel de todo el pedido, así como portes o gastos a pagar, la cuenta bancaria del cliente etc.; ya tenemos todo listo para guardarlo.

pedidos-clientes-programa-facturacion

Antes de finalizar el pedido se pueden incorporar otros datos propios de los documentos de ventas, algunos de ellos relacionados con el cliente:

  • Punto de entrega, con el fin de indicar una dirección de entrega diferente a la dirección del cliente indicado donde se quieran recibir el detalle del documento de venta. Para saber más ir a la sección “Registra puntos de entrega de mercancía disponibles” 
  • Transportista, es decir, una persona que tiene la especialización de transportista o agencia de transportes y que participa en el proceso de venta.
  • Máquina, permite incluir información respecto a una máquina o vehículo que tenga participación en el proceso de venta. Para saber más ir a la sección “Da de alta máquinas o vehículos relacionados con cliente».

Otras acciones disponibles después de crear un presupuesto son:

  • Imprimir diferentes tipos (Valorado y no valorado), modelos (informe general, informe personalizado) y formatos (pdf, word, excel, jpg).
  • Enviar el pedido por correo electrónico el pedido de cliente, bien al cliente asociado u a otros destinatarios.
  • Crear un albarán a partir de un pedido de cliente existente.
  • Controlar qué pedidos se han servido y cuáles quedan pendientes de servir.

Genera un albarán de venta o nota de entrega

Un albarán de venta o nota de entrega es un documento en el que se indican los productos o artículos que hemos entregado a un cliente. La salida de estos artículos quedará registrada en nuestro almacén y será de utilidad para llevar un control de existencias y gestión de los mismos.

Este documento sirve como justificante de que se ha servido al cliente una serie de artículos o servicios, pero sin validez a efectos tributarios, y se crea previamente a una  factura de venta.

Estos son los datos de obligado cumplimiento:

  • La serie a la que pertenece el albarán, con su código de documento y numeración al corriente.
  • El número de documento.
  • Fecha de emisión.
  • Para más detalle ver ¿Cómo insertar un cliente directamente desde documento de venta?.
  • Forma de pago, siendo aquella que aparezca registrada en el cliente, o bien cualquier otra registrada en la empresa.

A continuación se realiza la inserción de cada uno de los artículos que saldrán de nuestro almacén, en forma de líneas de movimiento.

Conforme añadimos cada artículo podemos ver el detalle de su stock en tiempo real, así como la forma de cálculo que se está aplicando para la gestión de tu stock: unidades, cajas/unidades, kilos, metros cuadrados, palés, toneladas/unidades, etc. y otros datos que son tomados directamente de la ficha de cada artículo registrado en nuestra empresa.

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En el momento de guardar las unidades del artículo, se puede activar el  sistema de alertas de stock para que nos advierta si no llegamos al mínimo o sobrepasamos el máximo de unidades configurado en la ficha del artículo.

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También puede ocurrir que queramos indicar un artículo que no necesite estar registrado, para ello se puede insertar una línea manual y asignarle un precio, tipo de I.V.A., descuento aplicado, etc.

Cuando hayamos terminado de indicar tanto los artículos como otros datos de interés en el albarán; ya sean descuentos individuales de cada producto o a nivel de todo el pedido, así como portes o gastos pagados, cual ha sido la forma de pago, etc.; ya tenemos todo listo para guardarlo y poder facturar.

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Antes de finalizar el albarán se pueden incorporar otros datos propios de los documentos de ventas, algunos de ellos relacionados con el cliente:

Otras acciones disponibles después de crear un albarán son:

  • Imprimir diferentes tipos (Valorado y no valorado), modelos (informe general, informe personalizado) y formatos (pdf, word, excel, jpg).
  • Enviar el albarán por correo electrónico, bien al cliente asociado u a otros destinatarios.
  • Transformar en factura de compra o liquidación en un solo clic.

Generar facturas de albaranes

Una factura de venta es un documento tributario que presenta la entrega y el pago de una serie de productos o servicios que hemos prestado a un cliente. Con este documento queda registrado una operación de venta de forma legal y satisfactoria.

Una vez se ha modificado el estado de un albarán de venta a ‘cerrado‘ quiere decir que se ha terminado de hacer modificaciones y se informa de que se da por concluido con lo que ya está listo para ser facturado.

Existen dos modos de facturar un albarán, desde el mismo albarán, creando una factura individual; o haciendo una búsqueda del listado de albaranes disponibles filtrando por diferentes campos. Este último modo nos permite facturar varios albaranes de forma consecutiva o agruparlos en una sola factura.

Facturar un albarán

Cuando se emite una factura siempre se indica como sugerencia el día actual como fecha de emisión y el número de documento siguiente al que esté disponible, teniendo en cuenta el contador de documentos generados almacenado en la  serie  de las facturas.

Adicionalmente a la factura, existen las opciones de imprimir y enviar por correo electrónico el documento, tanto al cliente como a los destinatarios que queramos indicar. Todo ello con el fin de automatizar los pasos que se suelen ejecutar en el proceso de venta y haciendo que no resulte tedioso.

Factura, imprime y envía por email en un solo clic

El  modelo de documento de impresión que se obtiene por defecto es otro de los aspectos que se pueden configurar desde la serie. Además se puede personalizar la cabecera del documento (si quieres que aparezca bien un texto o una imagen como puede ser el logotipo de tu empresa) y el pie del documento (para indicar por ejemplo el texto referente al nuevo Reglamento General de Protección de Datos).

En lo que se refiere al  envío del documento por correo electrónico se presenta el siguiente diálogo a cumplimentar

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Agrupar varios albaranes en una factura

Es posible agrupar varios albaranes en una misma factura que sean de un mismo cliente.

Por defecto se muestra como fecha de emisión la fecha del día actual y la numeración corresponde con el número siguiente al indicado en el contador de documentos generados para la serie indicada.

En la siguiente imagen se muestra el aspecto de los campos por los que se puede filtrar la búsqueda de albaranes candidatos a ser facturados.

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En concreto los albaranes de ventas se pueden agrupar de dos formas:

  • Por cliente, es decir, aquellos albaranes pertenecientes a un mismo cliente y que comparten los mismos datos económicos (forma de pago, cuenta bancaria, etc.)
  • Por puntos de entrega, es decir, aquellos albaranes pertenecientes a un mismo cliente para los que se ha indicado un mismo punto de entrega y además comparten los mismos datos económicos.

Tanto si se indica que se quiere agrupar como si no, se generarán tantas facturas como albaranes disponibles existan de forma consecutiva.

Envía por correo electrónico cualquier documento de ventas

Una vez se ha creado un documento de ventas, sea un presupuesto, pedido de cliente, un albarán o una factura podemos enviar dicho documento tanto al cliente como a los destinatarios que indiquemos, además de poder seleccionar qué modelo de documento queremos enviar en concreto.

Igual que para las facturas, se presenta el mismo tipo de diálogo que aquí veremos en detalle:

Como puedes observar algunos campos aparecen cumplimentados según los datos del documento de ventas a enviar. Esta información se puede configurar también a nivel de empresa en la sección referente a las  cuentas de envío. Son los siguientes:

  • Destinatarios: Si en la ficha del cliente se indicó un email aparece aquí.
  • Asunto: Se indica en la configuración de email de la empresa. Suele indicarse qué tipo de documento es y la numeración que corresponde.
  • Contenido del email: Se indica un texto predefinido en la configuración de email de la empresa.
  • Cuentas de envío: Aparece un listado de las cuentas de envío disponibles, para las que el usuario que hace el envío tenga permiso de utilizar. También se indica en la configuración de email de la empresa.
  • Modelo de documento: Por defecto se envía el modelo de documento

Una vez confirmado el envío, se muestra un mensaje notificando al usuario si se ha realizado o no con éxito, y se modifica su estado estado de ‘enviado’, quedando constancia además de qué usuario ha hecho el envío, con qué dirección de correo electrónico y a qué destinatarios, así como la fecha y hora.

La información referente a cada uno de los envíos realizados de un registro puede ser consultada en cualquier momento.

Eliminar una factura o varias en un sólo clic

Aunque es posible eliminar una factura manualmente desde la tabla de resultados de facturas, esta acción puede resultar tediosa si queremos eliminar varias y tenemos que hacerlo una a una.

La aplicación dispone de un proceso específico denonimado ‘Desfacturar Facturas’ en el cuál indicando el rango de facturas a eliminar y la serie a la que pertenecen, se eliminarán todas de un sólo clic.

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