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Software de facturación Online

Para tus gastos

Todo lo que necesitas para gestionar los gastos corrientes de tu empresa y llevar al día el estado económico de tu negocio

Los gastos son aquellas compras necesarias para que la empresa pueda garantizar a sus clientes los bienes y servicios que viene prestando su negocio.

No sólo se trata de llevar la gestión de compras a proveedores, que nos suministran la mercancía, sino también las compras a acreedores, cuyo suministro de bienes y servicios permiten el funcionamiento de la empresa.

La posibilidad de poder incorporar todos estos gastos a nuestra facturación y contabilidad nos da una información más precisa acerca del estado económico del negocio y nos permite saber si estamos obteniendo beneficios o pérdidas.

Diferencias entre compras a proveedores y compras a acreedores

Cuando la empresa realiza una compra puede parecer que no haya diferencia entre proveedores y acreedores, pero hacer distinción de ello es importante de cara a incorporar todos estos gastos en los apuntes contables. Así podemos decir que:

  • El proveedor es quien suministra la mercancía que va a ser comercializada o que es necesaria para el proceso productivo de la empresa.
  • El acreedor es quien suministra a la empresa un bien o servicio que permite su funcionamiento.

Por lo tanto, si por ejemplo tu empresa se dedica al sector de la alimentación, los gastos a proveedores corresponden con aquellos que nos sirven los productos que ponemos a la venta al consumidor.

Por otro lado, los gastos a acreedores corresponden a gastos de telefono, luz, internet, etc, para mantener el funcionamiento de la empresa.

Te invito a visitar la página ‘Para tus compras’  donde se explica cómo se realiza un proceso completo de compra a proveedores, desde la creación del pedido a proveedor hasta generar el albarán de compra o entrada.

A continuación, te explicamos cómo se registran las compras a acreedores (en adelante, gastos) y cómo organizarlos por categorías, así como generar los apuntes contables.

Registra tus tickets y facturas de gastos

Los tickets de compra, facturas de luz, gas, internet, etc. son gastos que podemos incluir en la facturación para tenerlos en cuenta.

Para registrar un gasto es obligatorio indicar los siguientes datos:

  • Acreedor
  • Categoría
  • Fecha
  • Forma de pago
  • Base imponible e IVA aplicado (si es el caso)

Para detallar más información relacionada se proporcionan otros campos como son:

  • Número de documento, que puede referirse al número del ticket, factura o cualquier otra referencia del gasto que se quiera almacenar.
  • Descripción, si se quiere indicar a qué corresponde dicho gasto.
  • Observaciones, para ampliar más detalles.

Conforme se van introduciendo datos puede verse cómo se actualiza los importes totales del gasto.

Antes de guardar, se puede indicar si este gasto ya ha sido pagado o no por la empresa. Si es así, esto nos permite obtener su apunte mediante la ejecución del proceso de ‘Descarga a contabilidad de Gastos’.

Organiza tus gastos por categorías

La aplicación de facturación permite crear tantas categorías cómo sean necesarias para poder agrupar tus gastos independientemente del acreedor o cualquier otro concepto.

Una categoría presenta los siguientes campos:

  • Código, contador numérico
  • Descripción o definición de la categoría.
  • Cuenta de Gastos, se refiere a la cuenta contable que se anotará en los apuntes contables. Normalmente esta cuenta corresponde con el grupo (6).

Estas categorías nos van a dar más información acerca de donde se están invirtiendo los esfuerzos de la empresa, a través de otras acciones disponibles en la aplicación, como son:

  • Obtención de un informe de gastos del ejercicio actual (agrupado por categorías, forma de pago, IVA) mes a mes.
  • Listado de gastos y categorías registrados.
  • Listado de Beneficios, que compara ventas, compras y gastos para dar un resultado global del ejercicio en el instante en que es consultado.
  • Gráficos de estadísticos en la página principal: resumen de gastos actual, gastos por categorías, gastos mensuales de un ejercicio a otro.

Configuración de gastos en acreedores

Es posible configurar diferentes aspectos en el propio acreedor para automatizar la inserción de datos en el momento en el cual se está registrando un gasto. Así, al buscar e insertar el acreedor se transfieren los siguientes campos si se han rellenado:

  • Categoría
  • Forma de pago
  • Tipo de IVA y Exento IVA
  • IRPF

Descarga a contabilidad tus gastos

Todos los gastos cuyo estado sea ‘Pagado’ serán descargados a un fichero (.txt) formateado de acuerdo a los distintos tipos de registros que se van a obtener (cuenta iva, cuenta acreedor, cuenta de gastos, etc.)