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Software de facturación Online

Para tus compras

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Todo lo que necesitas para gestionar de forma rápida y sencilla tus pedidos de compras y entradas de almacén.

Registra un pedido a proveedor

Un pedido a proveedor es un documento que representa una serie de productos o servicios que se han solicitado a un proveedor.

Este documento se elabora previamente a un albarán de compra o entrada si fuera necesario. A partir de él se puede generar uno o varias entradas. Cuando todas sus unidades de artículos se hayan repartido su estado pasará a ser ‘servido‘.

Supongamos que hemos realizado un pedido a uno de nuestros proveedores para más tarde dar entrada en nuestro almacén varios productos.

Estos son los datos de obligado cumplimiento:

  • La serie a la que pertenece el pedido, con su código de documento y numeración al corriente.
  • Fecha de emisión.
  • Proveedor. Para más detalle ver ¿Cómo insertar un proveedor directamente desde documento de compra?.
  • Forma de pago, siendo aquella que aparezca registrada en el proveedor, o bien cualquier otra registrada en la empresa.

Una vez seleccionado el proveedor, podemos insertar el detalle de los artículos que le hemos pedido. Si dichos artículos están ya dados de alta en nuestra aplicación podemos incorporarlos mediante alguno de sus códigos disponibles (código de artículo, código de barras o  referencia de proveedor) o con una simple búsqueda, filtrando por otros campos como pueda ser su descripción. También podemos crear un artículo nuevo directamente sin tener que salir del proceso de creación del pedido.

Puede ocurrir que queramos indicar un producto o servicio que no necesite estar registrado, para ello se puede insertar una línea manual y asignarle un precio, tipo de I.V.A., descuento aplicado, etc.

Cuando hayamos terminado de indicar tanto los artículos como otros datos de interés en el pedido; ya sean descuentos individuales de cada producto o a nivel de todo el pedido, así como portes o gastos debidos, etc.; ya tenemos todo listo para guardarlo.

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Otras acciones disponibles después de crear un pedido a proveedor son:

  • Imprimir diferentes tipos (Valorado y no valorado), modelos (informe general, informe personalizado) y formatos (pdf, word, excel, jpg).
  • Enviar por correo electrónico el pedido a proveedor, bien al proveedor asociado o a otros destinatarios.
  • Crear una entrada a partir de un pedido a proveedor existente.
  • Controlar qué pedidos se han servido y cuáles quedan pendientes de servir.

Da entrada a tus productos

Un albarán de compra o entrada es un documento en el que se indican los productos o artículos que hemos adquirido por parte de un proveedor. Estos artículos quedarán registrados en nuestro almacén y nos será de utilidad para llevar un control de existencias y gestión de los mismos.

Este documento nos sirve como justificante de que un proveedor nos ha servido una serie de artículos o servicios, pero sin validez a efectos tributarios.

Estos son los datos de obligado cumplimiento:

  • La serie a la que pertenece la entrada, con su código de documento y numeración al corriente.
  • Fecha de emisión.
  • Proveedor. Para más detalle ver ¿Cómo insertar un proveedor directamente desde un documento de compra?.
  • Forma de pago, siendo aquella que aparezca registrada en el proveedor, o bien cualquier otra registrada en la empresa.

Una vez seleccionado el proveedor, podemos  insertar el detalle de los artículos que queramos dar de alta en nuestro almacén.

Conforme añadimos cada artículo podemos ver el detalle de su stock en tiempo real, así como la  forma de cálculo que se está aplicando para la gestión de tu stock: unidades, cajas/unidades, kilos, metros cuadrados, palés, toneladas/unidades, etc. y otros datos que son tomados directamente de la ficha de cada artículo registrado en nuestra empresa.

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En el momento de guardar las unidades del artículo, se puede activar el  sistema de alertas de stock para que nos advierta si no llegamos al mínimo o sobrepasamos el máximo de unidades configurado en la ficha del artículo.

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También puede ocurrir que queramos indicar un artículo que no necesite estar registrado, para ello se puede insertar una línea manual y asignarle un precio, tipo de I.V.A., descuento aplicado, etc.

Cuando hayamos terminado de indicar tanto los artículos como otros datos de interés en la entrada; ya sean descuentos individuales de cada producto o a nivel de todo la entrada, así como portes o gastos debidos, etc.; ya tenemos todo listo para guardarlo.

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Otras acciones disponibles después de crear una entrada o albarán de compra son:

  • Imprimir diferentes tipos (Valorado y no valorado), modelos (informes general, informe personalizado) y formatos (pdf, word, excel, jpg).
  • Enviar por correo electrónico, bien al proveedor asociado u a otros destinatarios.

Envía por correo electrónico cualquier documento de compras

Una vez se ha creado un documento de compras, sea un pedido proveedor o una entrada podemos enviar dicho documento tanto al proveedor como a los destinatarios que indiquemos, además de poder seleccionar qué modelo de documento queremos enviar en concreto.

Se presenta el siguiente diálogo:

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Como puedes observar algunos campos aparecen cumplimentados según los datos del documento de compras a enviar. Esta información se puede configurar también a nivel de empresa en la sección referente a las  cuentas de envío. Son los siguientes:

  • Destinatarios: Si en la ficha del proveedor se indicó un email aparece aquí.
  • Asunto: Se indica en la configuración de email de la empresa. Suele indicarse qué tipo de documento es y la numeración que corresponde.
  • Contenido del email: Se indica un texto predefinido en la configuración de email de la empresa.
  • Cuentas de envío: Aparece un listado de las cuentas de envío disponibles, para las que el usuario que hace el envío tenga permiso de utilizar. También se indica en la configuración de email de la empresa.
  • Modelo de documento: Por defecto se envía el modelo de documento

Una vez confirmado el envío, se muestra un mensaje notificando al usuario si se ha realizado o no con éxito, y se modifica su estado estado de ‘enviado’, quedando constancia además de qué usuario ha hecho el envío, con qué dirección de correo electrónico y a qué destinatarios, así como la fecha y hora.

La información referente a cada uno de los envíos realizados de un registro puede ser consultada en cualquier momento.