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¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica, básicamente es, un documento digital que sustituye a la factura tradicional realizada a mano o impresa en papel y cuyo valor legal es el mismo.

Las principales ventajas de las facturas electrónicas son el ahorro en costes y el aumento de la productividad para las empresas; hechos que se traducen en la eliminación del papel, ahorrar tiempo en la gestión diaria de clientes y proveedores, entre otros.

Con el programa de facturación en la nube, e-Factu, dispones de un sistema informático para generar tus facturas digitales y exportarlas en un formato adecuado para su presentación tanto a clientes particulares como a las administraciones públicas.

Formatos de factura electrónica

Existen varios formatos en los que es posible generar una factura digital o electrónica:

  • Formato estructurado: Los datos están codificados en un lenguaje estructurado como XML o EDIFACT. Este formato es generado mediante un sistema de facturación a disposición del emisor para que después sea enviado al receptor, a su propio sistema informático.
  • Formato no estructurado: La factura se presenta en formato PDF, JPEG, TXT. Este formato suele ser utilizado para clientes particulares, aunque también se puede presentar al receptor, de forma adjunta al formato estructurado, cuando se envía de forma automática a su sistema informático.

Requisitos para presentar una factura electrónica

Para presentar una factura electrónica de los servicios prestados a un cliente es suficiente con cumplimentar los campos obligatorios exigibles en toda factura, sea en papel o en soporte digital.

Según el artículo 6 RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura, establece que los campos obligatorios de una factura son:

  • Número de factura.
  • Fecha de expedición.
  • Razón social de emisor y receptor.
  • NIF/CIF de emisor y receptor.
  • Domicilio de emisor y receptor.
  • Base imponible de las operaciones.
  • Tipo impositivo.
  • Cuota tributaria.
  • Fecha de prestación del servicio (si es distinta a la de expedición).

No obstante, en el caso de las Administraciones Públicas, las facturas electrónicas también deben cumplir con los siguientes requisitos:

  • Tener un formato estructurado determinado XML Facturae (creado mediante la Orden PRE/2971/2007), en sus versiones 3.2, 3.2.1 o 3.2.2.
  • Estar firmada con firma electrónica avanzada, mediante un certificado digital reconocido.

Para garantizar la autenticidad y la integridad de su contenido la factura electrónica debe estar firmada digitalmente mediante un certificado reconocido, asegurando que la factura no ha sido modificada desde el momento en el cual se firmó.

Desde e-Factu puedes obtener de forma automática y sencilla tus facturas electrónicas en el formato XML Facturae (en cualquiera de sus versiones actuales).

A continuación, os explicamos qué pasos seguir para configurar nuestra facturación conforme a los campos necesarios para generar el formato XML Facturae.

Configuración de factura electrónica en eFactu

El primer paso para que queden reflejados todos los datos requeridos en nuestras facturas es el de configurar los aspectos relacionados con País, Forma de pago, Emisor, Receptor y Factura.

Configuración de País

El país que seleccionamos para el Emisor y Receptor se corresponde con una abreviatura específica del formato Facturae. En nuestra aplicación disponemos de un listado de países proporcionado por la AEAT.

Para actualizar el listado de países disponibles con su abreviatura Facturae correspondiente es tan simple como hacer clic en el botón “Configuración Facturae” de la tabla de resultados “Países”, en el menú Datos Maestros > Localizaciones > Países.

 

Configuración de Forma de Pago

La forma de pago elegida por el cliente para el abono de la factura debe estar asociada a un código de identificación interpretable por el formato de Facturae. Por tanto, es necesario registrar aquellas formas de pago que vayan a ser utilizadas en la obtención de la factura electrónica en dicho formato.

Esta acción sólo puede ser realizada por el administrador o un usuario con permisos para gestionar la Factura electrónica.

Nos dirigimos al menú Datos maestros > Facturación > Formas de Pago. En la tabla de resultados que se nos muestra a continuación seleccionamos el registro de la forma de pago que queramos editar y hacemos clic en el botón “Editar”.

 

A continuación, se muestra el diálogo de “Editar/Crear Forma de Pago” con dos pestañas, el primero que corresponde con los “Datos generales” y el segundo referente a los “Datos Bancarios”. Es en esta pestaña donde deberemos de indicar el método de pago que aplica esta entidad para la factura electrónica.

Configuración del Emisor

El Emisor se refiere a nuestra empresa que es quien suministra los servicios documentados en la factura. Debemos configurar correctamente los datos en un formato adecuado al formato Facturae.

Esta acción sólo puede ser realizada por el administrador o un usuario con permisos para gestionar la Factura electrónica.

Nos dirigimos a Administración > Empresas. En la tabla de resultados que se nos muestra a continuación seleccionamos el registro de la empresa que queramos editar y hacemos clic en el botón “Configuración Facturae”.

La siguiente pantalla nos muestra un formulario muy similar al que vemos cuando editamos los datos de la empresa. Para cumplimentarlo de forma rápida con los datos ya existentes hacemos clic en el botón “Copiar datos”. En cualquier caso, siempre podemos editar y modificar los datos para terminar de rellenar este formulario.  Para finalizar hacemos clic en Guardar.

Configuración del Receptor

El Receptor es el cliente a quién prestamos los servicios documentados en la factura. Igualmente debemos configurar correctamente los datos en un formato adecuado al formato Facturae.

Esta acción sólo puede ser realizada por el administrador o un usuario con permisos para gestionar la Factura electrónica.

Vamos al menú Datos maestros > Personas > Especializaciones > Clientes. En la tabla de resultados que se nos muestra a continuación seleccionamos el registro del cliente que queramos editar y hacemos clic en el botón “Configuración Facturae”.

La siguiente pantalla nos muestra dos apartados, el primero denominado “Datos generales” en el cuál indicamos los datos del cliente, muy similar a los datos recogidos en su ficha principal. Para cumplimentarlo de forma rápida con los datos ya existentes hacemos clic en el botón “Copiar datos”.

El siguiente apartado se denomina “Centros Administrativos” y permite registrar diferentes centros que responden a dicho cliente y los roles que adquiere cada uno de ellos.

El siguiente diálogo “Editar/Crear Centro” muestra, además de los datos a cumplimentar, el listado de códigos y roles que puede asumir un centro.

Obtención de la factura electrónica en formato Facturae

Con todos los requisitos previos configurados todo está listo para obtener la factura electrónica en formato Facturae a partir de una factura existente.

Nos dirigimos al menú Facturación > Ventas > Facturas. En la tabla de resultados que se nos muestra a continuación seleccionamos el registro de la factura y hacemos clic en el botón “Configuración Facturae”.

La siguiente pantalla nos muestra un resumen de los datos más relevantes de la factura: número, fecha de entrada, total a pagar, cliente y método de pago. Además, si el cliente tiene asociados centros administrativos también se nos mostrarán recogidos en una tabla.

En la sección “Datos de factura electrónica” debemos indicar los datos de entrada para generar el modelo de factura electrónica. Los campos a cumplimentar son:

  • Tipo de documento: Factura completa u ordinaria o Factura simplificada.
  • Clase: Original, Original rectificativa.

Si seleccionamos “Rectificativa” a continuación se habilita una serie de campos, algunos de ellos obligatorios, para indicar entre otros:

  • Razón rectificativa: Listado de códigos y razones predefinidas para indicar la razón por la cual se corrige la factura.
  • Método de corrección: Listado de códigos y métodos predefinidos para indicar qué corrección se aplica a la factura.
  • Otras razones: Permite añadir observaciones acerca de la razón por la cual se aplica esta rectificación.
  • Periodo fiscal de la factura origen: fecha de inicio y fecha fin, por defecto toma la fecha de entrada de la factura.
  • Número y fecha de expedición de la factura rectificada: numeración y fecha de expedición que tomará esta nueva factura electrónica rectificativa.

Si queremos incorporar las observaciones anotadas en las líneas de movimiento de la factura al formato de factura electrónica, basta con habilitar la casilla “Incluir ‘Observaciones’ de líneas de movimiento”.

Para finalizar, en la sección “Crear y Firmar XML Facturae”, elegimos la versión de la factura electrónica en formato Facturae: 3.2, 3.2.1, o 3.2.2. Para finalizar hacemos clic en “Descargar XML Facturae”.

Si queremos comprobar la validez del formato Facturae podemos hacerlo en el siguiente enlace proporcionado por el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/

Añadir la firma electrónica avanzada al formato Facturae

Una vez descargada la factura en formato XML Facturae, hay que incorporar la firma electrónica avanzada a la misma. Para ello necesitamos tener instalados previamente en nuestro equipo los siguientes elementos:

Para el caso de nuestra aplicación eFactu, recomendamos utilizar esta funcionalidad desde el navegador Chrome ya que desde otros navegadores, como es el caso de Firefox, necesita una configuración previa específica para que el programa sea capaz de detectar el almacén de certificados.

Desde la página de “Factura – Configuración de Factura electrónica” hacemos clic en el botón “Firmar y Guardar”. Automáticamente nos aparecerá el siguiente diálogo indicando si queremos abrir el programa de Autofirma instalado ya en nuestro equipo.

A partir de aquí, se lanzarán todos los pasos desde la aplicación Autofirma hasta obtener la factura electrónica con firma avanzada.

En primer lugar, nos pide cargar el archivo XML Facturae generado anteriormente en nuestro equipo.

Después nos mostrará el listado de certificados instalados en nuestro equipo para seleccionar con cual de ellos firmaremos el documento.

El siguiente diálogo nos pide confirmar que se va a realizar una operación de firma electrónica con el certificado indicado por lo que necesita nuestro permiso para ello.

Por último, si no ha habido ningún error, nos muestra el siguiente diálogo para que indiquemos donde guardar nuestra factura electrónica firmada en nuestro equipo. Esta se guardará con extensión XSIG.

Igual que en el apartado anterior, si queremos comprobar la validez del formato Facturae y la firma avanzada podemos hacerlo en el siguiente enlace proporcionado por el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/

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